Технологии подготовки и проведения публичного выступления

Подготовка к выступлению

Публичное выступление – это выступление перед аудиторией с определенной целью. Цели его могут быть самые разные: заинтересовать, проинформировать, убедить, побудить к действию, воодушевить. Как правило, содержание публичного выступления – донесение какой-либо информации, и важно, чтобы была возможность сделать это наглядно.

Первый этап подготовки любого вида выступления включает определение цели, продумывание содержания, анализ ситуации выступления.

При подготовке к публичному выступлению нужно предпринять следующие шаги:

1. Постановка цели. Нужно четко для себя определить, зачем вам нужно это выступление. Вы хотите показать, какой высококачественный программный продукт вы сделали, или продемонстрировать себя как первоклассного специалиста, или показать, что ваша организация – надежная компания, с которой можно работать. От поставленной цели будет зависеть и содержание, и форма выступления.
2. Формулировка ключевых идей. Сформулируйте основные идеи, которые вы хотите донести до аудитории. Сосредоточьтесь на самых главных, идей не должно быть много (три-четыре), иначе аудитория потеряется в вашем выступлении.
3. Сбор и систематизация информации. Соберите всю необходимую информацию. У вас к этому моменту есть уже ключевые идеи, вы знаете, какая информация вам нужна. Систематизируйте ее, разбейте на смысловые блоки. Продумайте последовательность этих блоков.Подготовка речи. Теперь приступайте к подготовке самой речи. Начните с составления плана. К сожалению, к составлению плана выступления мы обращаемся в последнюю очередь и составляем его, чтобы включить в слайды презентации. (Как в школе на уроках литературы, когда учитель объяснял нам, что при написании сочинения сначала нужно продумать его план, а мы писали сочинение, а план приписывали потом.) Это неверная позиция. На самом деле план нужен вам, чтобы выверить свое выступление по времени. После составления плана конкретизируйте его, добавьте еще факты, данные, аргументы (если вы поняли, что уже подобранных недостаточно). Далее выберите подходящий стиль выступления – тот, в котором удобно и комфортно вам и который соответствует вашей аудитории.
4. Анализ ситуации. Для того чтобы понять, каким образом и в каком формате доносить эти идеи, проанализируйте ситуацию по следующим параметрам:

• Аудитория. Обратите внимание на следующие параметры аудитории: возраст, пол, религия, национальность, образование, установки, настроение. Соберите максимум информации. Эта информация поможет вам определиться с форматом и решить, какими историями, шутками можно украсить свое выступление.
• Форма контакта (реальный, виртуальный). Обратите внимание на то, что при реальном и виртуальном выступлении мы используем разные средства и приемы. Под виртуальным мы понимаем выступление, которое транслируется по видеосвязи. При реальном выступлении вы можете использовать территориальное пространство и средства эмоциональной выразительности как дополнительные способы воздействия на эмоциональную сферу слушателей. При виртуальном выступлении такие средства ограничены. Соответственно, способы воздействия на нерациональную сферу уменьшаются, и вам придется делать упор на логику и аргументацию.
• Время, на которое рассчитано выступление. Учитывайте, что ваше выступление должно уложиться в отведенное вам время. При выяснении деталей выступления с организаторами уточните: время, отведенное вам, – это время на само выступление или на выступление вместе с вопросами. Если с вопросами, то ваша речь должна занимать 65–75 % отведенного времени. Остальная часть отводится для вопросов. Как отвечать на вопросы, разберем далее в этой главе.
• Условия (пространство, число участников). Продумайте все условия, в которых будет проходить выступление. Сколько там места, как будут сидеть слушатели, будет ли это зал, где слушатели будут сидеть рядами, или это будет круглый стол, или слушатели будут просто стоять перед вами. Это все влияет на формат выступления. Особое внимание обратите на свое выступление, если оно будет транслироваться через переводчика. Переводчика можно воспринимать как соавтора. Именно от него будет зависеть, как ваше выступление воспримут слушатели. Постарайтесь заранее отдать переводчику ключевые слова или весь текст выступления. Стройте предложения достаточно просто, чтобы переводчику не нужно было задумываться над хитросплетениями ваших фраз.

Уделите особое внимание названию выступления, особенно если вы участвуете в бизнес-конференции или бизнес-семинаре в череде выступающих. Название должно быть понятным, притягательным; не должно быть длинным (не более 10 слов), должно соответствовать содержанию. Следует избегать жаргона, серьезных профессиональных терминов, непонятных сокращений. В качестве названия можно использовать вопрос, утверждение, возможно, с использованием двоеточия (для детализации).

Структура выступления

Теперь перейдем к самому выступлению. Правильно построенное публичное выступление обычно состоит из следующих этапов:

1. Введение.
2. Вступительные замечания.
3. Основная содержательная часть.
4. Заключение.

Далее рассмотрим каждый этап с описанием цели, приемов и рекомендуемой лексики.

Цель введения – заинтересовать аудиторию, создать необходимую атмосферу. Введение должно быть завлекательным, интересным, захватывающим внимание, но в нем не должно быть ничего содержательно важного. Кроме захватывания внимания аудитории, у введения есть еще две функции. Первая – дать возможность слушателям включиться в ваше выступление. Вторая – дать возможность слушателям привыкнуть к особенностям вашей речи: скорость, высота, особенности произнесения звуков. Посмотрите несколько роликов с TED-конференций – все начинают свое выступление с введения. Посмотрите, например, выступление Эрнесто Сиролли (Ernesto Sirolli) «Хотите помочь кому-то? Заткнитесь и слушайте!» (Want to help someone? Shut up and listen) или Кена Робинсона (Ken Robinson) «Действительно ли школы убивают креативность?» (Do Schools Kill Creativity?). Для пополнения списка приемов успешного публичного выступления полезно ознакомиться с книгой.

Для оживления выступления полезно использовать следующие приемы.

Подчеркивание значения темы для слушателей. Всегда очень важно объяснить слушателям, зачем им слушать ваше выступление. Не надейтесь, что слушатели сами это поймут, помогите им понять важность вашего выступления для них. Хороший образец подхода дает следующая известная фраза: «Не рассказывайте мне про свои семена травы, расскажите мне лучше про мой будущий газон».

Юмористические замечания. Анекдоты, юмористические высказывания, истории с юмором всегда привлекают внимание. Если вам предстоит много выступать, создавайте свой банк анекдотов и юмористических историй, которые вы можете использовать в своих выступлениях.

Пример. Многие из нас любят истории из жизни, поэтому начинать рассказ с соответствующей теме истории или примера вполне оправдано. Радислав Гандапас в своих уроках по публичному выступлению рекомендует начинать свое выступление со слов: «Когда я ехал сюда…» – и рассказывать историю по теме. Только будьте внимательны и осторожны. Если предыдущий выступающий уже начинал свою презентацию с этого приема, повторяться не нужно.

Цитата. Уместная цитата – это отсылка к авторитетам, это хорошо действует на слушателей. Только автора цитаты нужно выбрать правильно. А для этого нужно хорошо представлять интересы и особенности аудитории.

Пример. Показательным является фрагмент из фильма «День выборов», в котором состоялся разговор между губернатором и его помощником о будущей речи:

Губернатор: «Что это у тебя?»

Помощник: «Ваша речь. ‹…› Вы хотели посмотреть».

Губернатор: «Ладно, давай… Так… (Читает.) Гарантирую – это хорошо. …Как сказал Оливер Кромвель: “Никто не вправе…” Слушай, а кто такой Оливер Кромвель?»

Помощник: «Английский политический деятель семнадцатого века».

Губернатор: «Нет, ерунда, вычеркни. И потом, кто знает этого Оливера Кромвеля, кроме нас с тобой?»

Для этого этапа выступления подходит следующие фразы и словосочетания:

Мне бы хотелось начать свое выступление с некоторых данных (примера, объяснения того, почему…, обсуждения причин…)

Разрешите мне начать с некоторых теоретических основ (рассмотрения…)

Следующим в выступлении идет этап вступительных замечаний. В этой части вы излагаете конкретную цель выступления (описание ситуации, введение терминологии), даете пояснения и приводите план речи. Если ваше выступление длится больше 15 минут, то план речи излагать необходимо. Во-первых, слушатели будут знать, о чем вы собираетесь рассказывать. Это предотвратит преждевременные вопросы. Во-вторых, каким бы ни было интересным ваше выступление, слушатели все равно будут думать, когда же оно закончится. Изложение плана в самом начале помогает слушателям ориентироваться, сколько вы еще будете выступать.

Лексика, которую целесообразно использовать на этапе вступительных замечаний:

Цель моего выступления…

В своем выступлении/докладе я собираюсь рассмотреть…

После этого выступления вы будете знать/разбираться/уметь/ владеть…

В основной содержательной части нужно донести до слушателя базовый тезис – или базовые тезисы, если их несколько. Основной базовый тезис – это то, что ответят слушатели на вопрос: «Что вы узнали из этого выступления?». Если материала много, его нужно структурировать. Структурировать можно по хронологии, по признаку причинной зависимости, можно выбрать переход от более важного к менее важному (или наоборот) или переход от отдельных частей к целому (или наоборот). Для выступления нужно выбрать одно основание для структурирования информации, чтобы логика выступления была понятна слушателям.

Во время изложения основной части помните, что вы выступление продумывали, каждая мысль и каждая идея вам понятны. Но от того, что идея понятна вам, она не станет мгновенно ясна слушателям. Каждую важную идею нужно проговорить минимум дважды разными словами. Лексика, которую вы можете использовать в этом случае:

Я подразумеваю…

Перефразируя, можно сказать…

Другими словами…

При выступлении, состоящем из нескольких логических частей, ведите слушателя за своей мыслью. Готовьте их к переходу к другой логической части. В этом вам могут помочь следующие фразы:

А сейчас перейдем к…

Далее рассмотрим…

Теперь обратим свое внимание…

Если вам нужно, чтобы слушатели вспомнили что-то, о чем вы говорили раньше, не надейтесь, что они вспомнят сами, напомните им сами. Например, следующим образом:

Как мы уже говорили…

Раньше мы заметили/отметили, что…

Как я упоминал ранее…

Если вы ранее забыли что-то сказать, а теперь вам просто необходимо, чтобы слушатели знали эту информацию, то не надо спохватываться, смущаться и бормотать: «Ой, я забыл вам сказать…». Спокойно и серьезно сообщите эту информацию, предваряя ее словами:

Существует еще один важный момент, который следует упомянуть…

Позвольте еще обратить ваше внимание на…

Обобщая сказанное, используйте следующие фразы:

Суммируя…

Подводя итоги…

Бросая взгляд на то, что мы уже рассмотрели…

С этими фразами нужно быть осторожными, поскольку для слушателей они являются сигналом, что вы завершаете свое выступление. И после них вас могут перестать слушать.

Последняя составная часть выступления – это заключение. В нем вы подводите итоги, подчеркиваете значение сказанного, заостряете интерес к сказанному, поддерживаете необходимую эмоциональную атмосферу, ведь вам после выступления еще отвечать на вопросы. А делать это лучше в доброй, благожелательной обстановке. В заключении вы можете использовать структурированное повторение, иллюстрацию (пример, притча, история) или просто резюме.

Заканчивая выступление, перекиньте мостик к его началу:

В начале своего выступления сегодня я упомянул…

Далее сделайте итоговое обобщение-напоминание:

И я показал, что…

Подчеркните снова значимость, важность своего выступления.

Дальше дайте сигнал, что вы закончили выступление:

На этом позвольте мне закончить/завершить…

И непременно в конце выступления поблагодарите слушателей за внимание. После этого можно открывать сессию вопросов и ответов:

А сейчас я готов ответить на ваши вопросы.

Применяйте различные приемы оживления выступления. Помните о том, что, конечно важно, что вы говорите, – но не менее важно и то, как вы говорите. Меняйте тон голоса и темп речи. Ни в коем случае не читайте по бумажке. Сейчас все ключевые слова можно вынести на слайд и по ним восстановить те идеи, которые вы хотели донести до слушателей. Не забывайте делать паузы до и после важных мыслей. Любой выступающий с определенного момента своей речи для некоторых слушателей может просто превратиться в фон. Пауза в этом случае привлечет к вам внимание. В начале 2000-х годов по телевидению была реклама совсем без звука, на экране были аквариумные рыбки и надпись «Мы дарим вам 30 секунд тишины». Она шла в всегда в середине рекламного блока и привлекала больше всего внимания. Воспользуйтесь идеей создателей этой рекламы и устройте небольшую паузу перед сообщением важной мысли. А пауза после важной мысли позволяет слушателям осмыслить сказанное.

Подготовка слайдов презентации

При подготовке выступления нужно продумать наглядный материал, который поможет существенно увеличить объем запоминаемого материала. В настоящее время неоценимую помощь в подготовке этой части выступления может оказать Microsof PowerPoint. Дальнейшее описание представления наглядного материала будет ориентировано на это приложение.

Можно выделить следующие виды наглядного материала:

• текст;
• картинка;
• фильм;
• модель;
• диаграмма;
• схема;
• таблица;
• уравнение, формула.

При представлении наглядного материала следует соблюдать следующие принципы:

• Целесообразность. Каждый объект наглядности должен выполнять какую-то функцию, иметь свое предназначение.
• Краткость. Излишние детали мешают восприятию сути.
• Согласованность. Объект должен быть согласован с содержанием.
• Аккуратность. Все объекты должны быть представлены в четком, хорошо читающемся виде. Например, размещаемый на слайде рисунок не должен содержать пятен и штрихов на фоне.
• Независимость. Один целый объект на один слайд. Лучше избегать продолжающихся таблиц. Они сложны для восприятия.

Титульный слайд должен содержать:

• название презентации;
• упоминание автора;
• название учреждения, к которому принадлежит автор.

Лучше сделать этот слайд центрированным и обратить особое внимание на грамматику. Слайд может выглядеть так.

Оглавление облегчает навигацию по презентации. Вставленные в тело презентации слайды с оглавлением и подсвеченной темой предстоящего раздела могут быть удобными разделителями.

Далее будут приведены требования и правила к оформлению слайдов с учетом закономерностей восприятия. Эти требования распространяются только на слайды презентаций, которые будут проецироваться на экран для аудитории, состоящей из нескольких или многих слушателей. В последнее время распространены бизнес-презентации, которые просматриваются на мониторе компьютера одним человеком (в крайнем случае двумя-тремя). Для этих презентаций действуют совсем другие правила оформления, о них тут речь не пойдет.

При размещении текста на слайде соблюдайте следующие правила:

• Одна основная идея на слайд. Не бойтесь пустого места на слайде, бойтесь его перегрузить. Идея на слайде должна логично уместиться в голове при восприятии вашей презентации. Не путайте слушателей, не размещайте много идей на одном слайде.
• Каждый слайд должен иметь заголовок. Таким образом вы облегчаете слушателям восприятие того, что вы хотите сказать.
• Размещайте на слайде только ключевые слова, а не все предложение целиком. Сплошной текст на слайде плохо воспринимается: когда букв много, мозг отказывается совершать работу. Ключевые слова и словосочетания лучше воспринимаются и запоминаются.
• Максимум 36 слов (6 слов на 6 строчек) на один слайд. Если вы не уверены в качестве воспроизводящей аппаратуры, пользуйтесь этим правилом. При таком размещении и количестве слов слайд будет читаться практически при любой четкости и качестве проецирования.
• Одна грамматическая форма в начале пунктов. Когда делаете списки, используйте одну грамматическую форму в начале каждого пункта: существительное, глагол, прилагательное. Этому правилу учили нас и на уроках русского языка в школе.

Оформление слайдов

Шрифт лучше использовать рубленый, без засечек. Arial или Tahoma подойдут, а также любые похожие на них шрифты. Курсив можно использовать только для выделения одного или двух слов на слайде. Подчеркивание на слайдах не используется вообще – оно перечеркивает нижние элементы букв и ухудшает восприятие слов. Слова, написанные прописными буквами, не допускаются на слайдах по той же самой причине. В рамках одной презентации лучше придерживаться одного выбранного стиля для текста и для фона. Минимальный размер букв – 28 пунктов для текста, 20 для таблиц, заголовок на 6 пунктов больше. Слайд должен быть читаем с любого места помещения, где вы будете выступать. Фон должен быть соответствующим, не отвлекать внимание зрителей и не раздражать. На одном слайде вы можете разместить только один визуальный объект. Два объекта можно размещать, только если вы их хотите сравнить.

Для специалистов в сфере ИТ часто бывает нужно представить в выступлении числовые данные. Здесь тоже имеется ряд правил. Числовые данные можно представлять в виде:

• графиков;
• столбчатых диаграмм (гистограмм);
• круговых диаграмм;
• таблиц;
• уравнений и формул.

График и применяются при временном сравнении. Признаки временного сравнения – слова «изменяться», «убывать», «возрастать», «снижаться», «колебаться» и пр. Принципы представления графиков следующие:

• Независимая переменная располагается по оси Х, зависимая – по оси Y.
• Оси начинаются и заканчиваются значимыми данными. Если имеются незначимые данные, то такую пустую область лучше убрать.
• Оси должны быть подписаны. Если слушатель отвлекся в тот момент, когда вы называли оси, впоследствии ему будет трудно понять, о чем идет речь.
• Не должно быть никаких лишних линий. Они путают и мешают восприятию.
• Весь текст размещается горизонтально. Даже подпись оси Y тоже размещается горизонтально, чтобы удобнее было читать.
• Данные должны различаться цветом. Например, одна линия красная, другая – синяя. Если линии будут близки по цвету, то их трудно будет различать.

Столбчатые диаграммы применяются при позиционном сравнении. Признаки позиционного сравнения – слова «больше чем», «меньше чем», «равно» и т. д. Требования к представлению столбчатых диаграмм:

• Не используйте трехмерные диаграммы. Они сложны для восприятия, кажутся менее аккуратными и менее читаемыми, чем двухмерные.
• Цветное кодирование должно быть четким и понятным. Столбцы по цвету должны хорошо различаться. Нужно помнить, что проектор может искажать цвета. Чем контрастнее будут столбцы, тем проще их воспринимать.
• Четкие обозначения и легенда. Как и в случае с графиками, легенда должна быть легко читаемой и понятной.
• Размещайте на диаграмме меньше столбцов. Максимум столбцов, который вы можете себе позволить – 18.

Согласно книге, круговые диаграммы оптимальны при покомпонентном сравнении. Признаки покомпонентного сравнения – слова «доля», «проценты от целого», «составили x %» и др. При представлении круговой диаграммы следует соблюдать следующие принципы:

• Количество сегментов в круговой диаграмме должно быть не больше восьми.
• Круговая диаграмма всегда начинается с наибольшей части, а другие доли расположены по часовой стрелке согласно размеру (сортировке по контексту). «Прочие» – всегда на последнем месте.
• Данные, выраженные в процентах, должны быть целыми числами, если десятые доли процента не представляются существенными.
• Данные, выраженные в процентах, лучше располагать вне диаграммы.
• Цветное кодирование. Применяйте сплошные заливки. Насыщенность цвета должна убывать по часовой стрелке.
• Сегменты меньше 5 % лучше объединять в «Прочее» или «Другое», а потом составить по ним отдельную диаграмму.
• Надписи должны быть четкими и понятными.

Если же объединить самые мелкие сегменты и подписать доли, диаграмма сразу упрощается для восприятия (рис. 6.9). Однако зрителю все еще сложно сопоставлять легенду и сегменты. Оптимальная для восприятия диаграмма представлена на рис. 6.10. Здесь не нужно прилагать усилий для расшифровки, сразу все понятно.

При представлении таблиц соблюдайте следующие принципы:

1. В таблице все названия строк и столбцов должны быть понятны без дополнительного разъяснения.
2. Размер таблицы, которую можно поместить на слайд, – максимум 6 строк и 6 столбцов.
3. Все надписи должны быть горизонтальными, даже названия столбцов.
4. Значимые данные должны быть как-то выделены, например обведены маркером.
5. Незначимые и несущественные данные из таблицы следует удалить.

Стратегии ответа на вопросы

Если предполагается, что после выступления вам будут задавать вопросы, то к ним нужно заранее подготовиться. Продумайте наиболее вероятные вопросы. Вы можете продумать эти вопросы самостоятельно, основываясь на теме выступления, а можете попросить экспертов или просто своих коллег, друзей предположить, какие могут быть вопросы. Подготовьте свои вопросы. В последнее время сложилось мнение, что, если вопросов после выступления не прозвучало, то выступление не было интересным. Вы можете подготовить свои вопросы и предварить их следующими словами:

Вопрос, который чаще всего мне задают…

Иногда меня спрашивают о…

Озвучиваете вопрос и отвечаете на него. Тем самым создается иллюзия вопросов и ответов. Да и чаще всего после такого приема вопросы от слушателей появляются.

При ответе на вопрос придерживайтесь следующей стратегии:

• • Дослушать вопрос до конца. Не начинайте отвечать на вопрос до того, как спрашивающий задаст его полностью. Даже если смысл этого вопроса вам понятен по первым словам. Дослушайте вопрос до конца – это подчеркнет ваше уважение к спрашивающему.
• • Поблагодарить за вопрос. Искренне выразите благодарность, скажите: «Спасибо!», если вопрос разумный, продуманный, хороший. Придумайте различные формы благодарности и используйте их. Конечно, если вам задали вопрос типа: «А повторите, какую библиотеку вы упомянули на пятом слайде», – не надо горячо благодарить. Просто напомните, что там было, и переходите к следующему вопросу.
• • Прокомментировать вопрос. Варианты комментариев будут чуть дальше в этой главе.
• • Перефразировать/повторить вопрос. Полезно бывает повторить вопрос, поскольку спрашивающий обращен к вам лицом, вы видите движения его губ и в комплексе складываете свое понимание вопроса. Слушателям, сидящим в зале, вопрос мог быть просто не слышен. Вы начнете отвечать, а по залу пронесется шепоток: «О чем спросили? О чем спросили?». Чтобы избежать этой ситуации, повторите вопрос. Если вопрос, который вам задали, не очень для вас приятен, можете при повторении чуть перефразировать его, чтобы вам было проще на него ответить.
• • Ответить на вопрос. Старайтесь держаться в рамках темы, не уходить в сторону, не отвечать многословно и расплывчато.
• • Спросить, удовлетворен ли спрашивающий вашим ответом. Перейти к следующему вопросу.

Все вопросы можно отнести нескольким основным видам: хороший вопрос, трудный, вопрос не по теме и т. д. Рассмотрим комментарии основных видов вопросов.

Если вам задали хороший вопрос, на который вы знаете ответ, и этот ответ представит вас в выигрышном свете, искренне поблагодарите спрашивающего, прокомментируйте, какой важный, интересный, хороший вопрос он задал. Можно использовать следующие комментарии:

Хороший вопрос, я надеялся, что кто-нибудь спросит меня об этом.

Я ожидал такого вопроса. Это очень важная проблема.

Да, это то, что действительно интересно.

Это очень верное замечание. Я мог бы еще добавить…

Если вам задали трудный вопрос, то сначала нужно попытаться понять: для спрашивающего важен ответ на этот вопрос, или он просто хотел поставить вас в неловкое положение. Не бойтесь в комментариях сказать, что это сложный вопрос. Можно использовать такие эпитеты, как «серьезный», «коварный», «трудный» и т. д. Комментарии на такой вопрос могут быть следующими:

Это сложный вопрос. Мне бы хотелось сделать несколько замечаний/комментариев.

Очень интересный вопрос. А что вы думаете об этой проблеме?

Это проблема, требующая раздумий. Я пытался найти ответ на этот вопрос, но не пришел к удовлетворяющему меня ответу. Может быть, кто-то может поделиться своими размышлениями по этому поводу?

Если вам задали вопрос не по теме, определите для себя, хотите ли вы переходить на другую тему, отвечая на него. Если другая тема выигрышнее для вас, то смело отвечайте. Если вы предпочитаете оставаться в рамках обсуждаемой темы, то комментарии к этому типу вопросов могут быть следующие:

Это интересный вопрос, но поднимающий другую проблему. Давайте поговорим об этом после.

Я бы хотел об этом поговорить, но все же полагаю, что лучше держаться в рамках (Тема). Возможно, мы могли бы обсудить это позже.

Боюсь, что вопрос выходит за пределы моей темы сегодня. Мы можем потом обсудить это.

Если вам задали непонятный вопрос, уточните суть до того, как начнете на него отвечать. Можно использовать следующие фразы:

Прошу прощения, но мне кажется, что я не совсем уловил смысл вопроса.

Простите, могу ли я попросить вас переформулировать вопрос?

Способы улучшить свое выступление

Многие люди волнуются перед выступлением. Преодоление волнения – непростая задача для выступающих. Сразу следует отметить, что волнение перед выступлением полезно. Если вы не волнуетесь, это значит, что вам все равно, как пройдет ваше выступление. Умеренное волнение перед выступлением помогает поднять уровень нашей активации, придает выступлению живость и экспрессию. Значит, ваша задача не убрать волнение вообще, а уменьшить его до разумных пределов.

У волнения, связанного с выступлением, всего три пика. Первый пик волнения – когда вы узнаете, что вам нужно выступать. Вы рассматриваете выступление как ситуацию стресса и весьма вероятного провала. А ведь выступление можно воспринимать по-другому – как возможность показать себя. Чтобы уменьшить волнение перед выступлением, выступайте больше, тренируйтесь выступать, используйте любую возможность выступить: на совещаниях, собраниях, дружеских вечеринках. Тем самым вы наработаете навыки выступления и будете меньше бояться. Второй пик волнения, самый сильный, бывает непосредственно перед выступлением, а третий – после выступления. Чтобы уменьшить третий пик, привыкайте себя хвалить после выступления. Отметьте, что в этот раз у вас получилось хорошо, что удалось. И только после этого подумайте, что вы измените, улучшите в следующих выступлениях.

А теперь разберем, что делать со вторым пиком. Для уменьшения волнения перед выступлением используйте самонастройки и визуальные образы. Представьте те моменты, в которые вам было спокойно. Кому-то помогает картина спокойной водной глади, кто-то успокаивается, вспоминая пение птиц, кому-то помогают образы из счастливого беззаботного детства. Для уменьшения волнения можно накануне выступления дать себе физические нагрузки или пойти на массаж. Перед выступлением можно несколько раз пройтись по лестнице вверх-вниз. Физические нагрузки помогают переключиться и успокоиться.

Подготовьтесь к выступлению, продумайте все, что вы будете говорить, как будете отвечать на вопросы. Тщательная подготовка помогает вам чувствовать себя уверенно. Репетируйте, репетируйте и еще раз репетируйте свое выступление. Продумывайте его, представьте друзьям, обсудите, что нужно изменить, какие акценты расставить. Аманда Палмер, американская певица, исполнительница и автор песен, выступавшая со своей речью «Искусство просить» на TED-конференции в 2013 году, написала, что подготовка ее речи заняла четыре месяца. Она поблагодарила 105 человек за помощь в подготовке речи. «Я корректировала свою речь, писала, переписывала и снова переписывала, выверяла по времени, перепроверяла, доводила, пытаясь найти оптимальное сочетание нужной информации и временных рамок в 12 коротких минут», – писала Аманда.

Продумайте свой внешний вид. Он должен соответствовать стилю и теме вашего выступления. Одеться нужно так, чтобы вам было удобно. Если вы наденете новый неудобный костюм, удушающий галстук и новые жмущие туфли, то ваше выступление не будет ни убедительным, ни успешным, поскольку основная доля вашего внимания будет уходить на страдания из-за неудобной одежды и обуви.

Имейте с собой все необходимые ресурсы. Сохраните свою презентацию не на один, а на два носителя, лучше разных, и отправьте себе на почту, лучше на два адреса. Имейте при себе распечатанные слайды презентации – просто на всякий случай. Прихватите с собой маркеры, если вы знаете, что там будет доска, на которой вы можете рисовать.

Продумайте несколько альтернативных планов на тему «что я буду делать, если…». Варианты, которые обязательно надо предусмотреть:

• Не будет работать проектор и компьютер.
• Время вашего выступления увеличат/уменьшат в два раза.
• В помещении будет больше/меньше слушателей, чем вам обещали.

Придите на свое выступление заранее. Даже если вы выступаете не первым, а десятым, придите еще до начала. Пройдитесь по помещению, в котором будете выступать, постойте в том месте, которое предполагается для выступающего. Побудьте на месте слушателей, прикиньте, как вы будете смотреться на месте выступающего, нужно ли куда-то переместиться, можете ли вы позволить себе двигаться во время выступления.

Еще несколько рекомендаций, как уменьшить волнение перед выступлением:

1. Выходя выступать, представляйте тот результат, который хотите получить. Человек, который боится выступать, перед началом представляет, как он сейчас не сможет подобрать слов, не сможет ответить на вопросы и тем самым программирует себя, так и происходит: «Никита стоял на сцене и молча смотрел в зал. Зал, в свою очередь, замер в ожидании. Никите показалось, что все только и ждут повода, чтобы посмеяться над ним. Слова внезапно застряли в горле и никак не желали расставаться с ним. С каждой секундой начало речи становилось все более и более невозможным. Молчаливый диалог Никиты и зала затягивался». Не уподобляйтесь Никите. Представляйте, как вы убедительно выступите и виртуозно ответите на все вопросы. Вспомните ситуацию успеха, которая была в вашей жизни, это придаст вам сил.
2. Подумайте о содержании. Важно, чтобы тема выступления и его содержание вам нравились. Если вам не нравится то, что вы собираетесь говорить, то и слушатели не смогут проникнуться вашей речью.
3. Помните о дыхании. Когда вы волнуетесь, ваше дыхание становится поверхностным, а голос становится выше. Это сразу выдает ваше волнение. Перед началом выступления сделайте десять медленных глубоких вдохов.
4. Начиная свое выступление, фокусируйте взгляд на дружелюбных лицах. Всегда есть в помещении люди, которые смотрят на вас дружелюбно, готовы поддержать. Сначала сконцентрируйтесь на них, а потом, немного успокоившись, начинайте смотреть на остальных, определяя по лицам отношение слушателей к тому, что вы говорите.
5. Помните, что ваше выступление слушают такие же люди, как вы. Вы к выступлению готовились, в некоторых аспектах вы знаете больше, чем они. Никто не хочет вам навредить. Стремитесь во время выступления к сотрудничеству, а не к соперничеству.

Используйте приемы словесной импровизации в выступлении. Словесная импровизация позволяет заполнить паузу (для обдумывания ответа, пауза-зависание), дарит свободу от заучивания текста, позволяет встряхнуть аудиторию, позволяет выступать на высокой энергетике, снимает страх. Страшный сон выступающего – я забыл слова, забыл, что говорить дальше. В этом случае можно применить следующие приемы словесной импровизации.

• Вопросы в зал. Можно задать вопросы по теме. Выяснить, с какими аналогичными сложностями встречались слушатели или что они думают по поводу этой ситуации. Или какие-то еще связанные с темой вопросы, которые будут уместны, взбодрят слушателей, а вам дадут время собраться с мыслями и продолжить выступление.
• Переход по последнему слову. Вы берете последнее слово из фразы и развиваете его. Например, объясняете, что вы под этим подразумеваете. Потом вспомнили, что говорить дальше, и продолжаете речь.
• Описание реальности. Опишите, как вы себя чувствуете сейчас, какая мысль или идея пришла вам в голову или какие замечательные люди сидят сейчас в помещении.

В заключение этой главы обсудим, каких ошибок нужно избегать во время выступления.

1. Несоответствие между вербальным и невербальным компонентами речи. Если вы с каменным лицом сообщаете слушателям, как вы рады всех тут видеть, боюсь, вам просто не поверят.
2. Оправдания. Не используйте в речи оправдания. Некоторые выступающие начинают свою речь словами: «Мне только вчера сообщили, что я буду выступать. Поэтому как смог, так и подготовился». Он хочет получить снисхождение, а на самом деле только что сообщил всем, что его речь не заслуживает внимания, он к ней не готов. Или оратор начинает выступление словами: «Ну, моя тема не такая интересная, как у предыдущего». Подобные оправдания не добавляют вам баллов в восприятии слушателей, а, наоборот, ухудшают ваш образ. Никто не должен знать, сколько вы готовились к выступлению: два часа или две недели. Выходите и уверенно выступайте. Никто не должен знать, с какими сложностями вы встретились при подготовке этого выступления. А если хотите рассказать о сложностях и препятствиях, то представляйте их как увлекательное приключение, из которого вы вышли победителем, а слушатели от этого выиграют.
3. Негативные слова. Слова – это картинки. Подбирайте их правильно. Позитивное настроение нужно передавать позитивными словами. Об этом мы говорили и в главе, посвященной письменной деловой коммуникации.
4. Отсутствие юмора. Да, это является ошибкой. Конечно, есть скорбные выступления, в которых юмор неуместен. Во всех остальных случаях старайтесь добавить юмористические моменты. Смех – живительная среда для работы мозга. После смеха слушатели активнее будут воспринимать то, что вы им говорите.
5. Суетливость. Она мешает выступающему воспринимать информацию. Не нужно во время выступления перебирать бумажки, щелкать ручкой, закатывать и раскатывать рукава одежды, быстро ходить из угла в угол.
6. Монотонность. Вы не должны быть монотонны. Уместно менять темп речи, беседовать с аудиторией, использовать жестикуляцию и структурировать речь при помощи пауз.