Главная » Справочник » Основы современного менеджмента » Функция управленческой организации в системе современного менеджмента

Функция управленческой организации в системе современного менеджмента

Организационная деятельность – это процесс группировки различных видов деятельности, необходимых для достижения поставленных целей, подчинение затем каждой группы управляющему, наделенному необходимыми для руководства данной группой полномочиями, и обеспечение вертикальной и горизонтальной координации в структуре организации.

Функция организации ориентирована на создание, совершенствование и поддержание функционирования исполнительной организационной структуры по реализации принятого управленческого решения и разработанного плана мероприятий. Под структурой понимается система связей между ресурсами управляющей системы. Цель структуры состоит в обеспечении условий для наиболее рационального использования каждого ресурса в процессе достижения управленческой системой намеченных ею целей.

Субъекты организационной деятельности – руководители различного уровня, наделенные полномочиями в области принятия решений в определенных сферах деятельности организации (хороший организатор – это не тот, кто хорошо работает только сам, а тот, у кого хорошо работают подчиненные). Объекты организационной деятельности – весь состав взаимосвязанных структурных подразделений любого назначения (отдельные исполнители, цехи, участки, отделы, сектора, лаборатории и т. п.).

В ходе выполнения функции организации реализуются следующие задачи:

определение рациональных форм разделения труда;
распределение работ между членами, коллективами и структурными подразделениями;
разработка структуры органов управления;
регламентация функций, работ, операций, подбор и расстановка кадров;
формирование служебных инструкций органов управления и должностных лиц;
обеспечение деятельности организации ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).

Функция организации реализуется двумя путями – через административно-организационное управление или оперативное управление (рис. 1):

административно-организационное управление – предполагает определение структуры организации, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления;
оперативное управление – обеспечивает функционирование организации в соответствии с утвержденным планом, периодическое или непрерывное сравнение фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующую их корректировку.

Функция управленческой организации в системе современного менеджмента

Организовать – это значит создать необходимые организационно-технические условия для работы и приводить планы в действие, побуждая людей к работе и соблюдая принципы:

принцип единства цели – каждое подразделение и конкретный член организации должны работать на общую цель, т. е. цели и задачи разных подразделений и работников не должны противоречить общим целям организации;
принцип требовательности – одинаковая требовательность ко всем подчиненным, их оценка прежде всего по результатам работы позволяет руководителю быть справедливым и объективным; проявление требовательности к подчиненным должно носить постоянный характер и не может выражаться в грубой, оскорбительной для человека форме; требовательность наиболее эффективна тогда, когда требования руководителя поддерживаются общественным мнением коллектива;
принцип экономичности – распределение обязанностей и выдача заданий должны осуществляться соответственно занимаемой должности и квалификации работника, что способствует эффективному использованию персонала и удовлетворенности трудом (таким образом, ни один высокооплачиваемый квалифицированный специалист не должен выполнять работу, которую может делать работник более низкой квалификации);
принцип параллельной организации работ – одновременным выполнением различных операций и этапов работ ускоряются сроки выполнения работ;
принцип стереотипизации действий – стереотипы, как результат многократного и достаточно частого осуществления трудовых движений, составляют основу трудовых навыков, которые являются ценным достоянием хорошего специалиста; при коллективном труде важно, чтобы все его участники имели одинаковое представление о порядке и автоматически поддерживали его;
принцип эффективного нормирования – под нормой управляемости понимается количество сотрудников, которыми может эффективно управлять один менеджер, при этом норма зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс;
принцип специализации – «Работа каждого человека в организации должна быть по возможности ограничена выполнением одной ведущей функции» (Ф. У. Тейлор); хотя специализация вызывает дополнительные издержки в связи с возникающей необходимостью координации работы она приводит к повышению эффективности деятельности, по крайней мере, по следующим направлениям:
обеспечивает реализацию природных способностей людей и дает им возможность проявления естественных склонностей;
увеличивает возможность для развития трудовых навыков и достижения профессионализма за счет ограничения круга выполняемых работ; позволяет сократить сроки профессиональной подготовки за счет освоения ограниченных видов деятельности;
позволяет исключить затраты времени, возникающие при перестройке с одной работы на другую;
обеспечивает более высокую загрузку оборудования за счет организации специализированных рабочих мест;
облегчает внедрение механизации и обеспечивает возможность качественного нормирования труда;
принцип дисциплины труда – предполагает, что выполнение задач, обеспечение слаженной работы коллектива возможно только при строгом следовании правилам и нормам, при соблюдении каждым работником своих обязанностей и ожидаемого поведения.

Регулятором человеческого поведения в организации выступают различные нормативно-правовые акты и положения (Устав, правила внутреннего трудового распорядка и т. п.), а также нормативно-технические документы, регламентирующие деятельность (техпроцессы, инструкции, процедуры, положения, нормы, нормативы и др.). Для достижения высоких показателей в работе коллектива современный руководитель нуждается в эффективных организаторских способностях, которые объединяются в три типа.

1. Организационная проницательность, включающая:

психологическую избирательность – умение уделять внимание тонкостям взаимоотношений, синхронность эмоциональных состояний руководителя и подчиненных, способность поставить себя на место другого;
практическую направленность интеллекта, т. е. прагматическую ориентацию руководителя на использование данных о психологическом состоянии коллектива для решения практических задач;
психологический такт – способность соблюдения чувства меры в своей психологической избирательности и прагматической ориентированности.

2. Эмоционально-волевая результативность – умение влиять, способность воздействовать на других людей волей и эмоциями. Она складывается из следующих факторов:

энергичность, способность направлять деятельность своих подчиненных в соответствии со своими желаниями, заряжать их устремленностью, верой и оптимизмом в продвижении к цели;
требовательность, способность добиваться решения своих задач при психологически грамотной постановке и реализации требований к подчиненным;
способность критически оценивать свою деятельность, обнаружить и адекватно оценить отклонения от намеченной программы в деятельности работников.

3. Склонность к организаторской деятельности, т. е. готовность к организаторской деятельности, начиная с мотивационных факторов и заканчивая профессиональной подготовленностью.

Хороший руководитель должен обладать следующими личными качествами:

широким кругозором, жаждой знаний, профессионализмом, новаторством, творческим подходом к работе;
чувством понимания ситуации;
творческим отношением к работе, упорством, уверенностью в себе и преданностью делу;
нестандартным мышлением, изобретательностью, инициативностью и способностью генерировать идеи;
готовностью к переменам, открытостью, гибкостью и легкой приспособляемостью к происходящим изменениям;
стремлением к сотрудничеству, коммуникабельностью и чувством успеха;
эмоциональной уравновешенностью и стрессоустойчивостью, психологическими способностями влиять на людей;
ситуационным лидерством и энергией личности в корпоративных структурах;
способностью работать в коллективе и с коллективом;
умением предвидеть результат;
внутренней потребностью к саморазвитию и самоорганизации;
способностью и умением рисковать;
способностью действовать самостоятельно;
ответственностью за деятельность и за принятые решения;
способностью увидеть, выделить существенное;
искусством выполнять планы.

Организаторские способности руководителя не должны расходиться с его этическими нормами. Этика руководителя сосредоточена на широком спектре вариантов его поведения, включает средства, используемые им для достижения поставленных целей.

Если «этика» – совокупность норм поведения, мораль (в данном случае руководителя), то основные этические нормы применительно к решению организационно-экономических задач могут быть сведены к следующим:

результативность деятельности организации, достижение наивысшей производительности и получение максимальной прибыли не должны достигаться за счет разрушения окружающей среды;
конкуренция должна осуществляться по честным правилам, т. е. должны соблюдаться «правила» рыночной игры;
распределение созданного совокупного дохода, полученных трудом благ не должно приводить к резкому социальному расслоению общества;
• использование разнообразных форм участия работников в управлении в целях реализации стратегии корпорации должно не только увеличивать желание работать лучше, но и развивать чувство ответственности;
техника должна служить человеку, а не человек технике.

В настоящее время выделяют следующие образцы навыков руководства, которые необходимы руководителю при формировании и управлении организацией:

умение при управлении учитывать поведение подчиненных; способность устанавливать и контролировать дисциплину;
стремление гибко использовать различные стили руководства, приспосабливая их к переменам;
осознание выполняемой им роли и эффективное использование своего положения;
развитие и поддержание хороших отношений с окружающими;
отдача четких однозначных указаний и распоряжений;
регулярный анализ работы подчиненных и учет его результатов;
стимулирование деятельности подчиненных, поощрение наилучших примеров в работе;
системный подход к анализу работы; квалифицированное делегирование полномочий;
избежание слишком частого применения негативного подкрепления;
создание эффективной обратной связи;
защита персонала организации от внешних угроз;
поиск способов повышения результативности работы сотрудников;
установление системы оценки работы и критериев успеха.

Функция организации выступает прежде всего как форма установления связей между руководителями различных уровней. С учетом того, что каждый руководитель является личностью со своей индивидуальностью, функция организации связана с многообразными формальными и неформальными отношениями между людьми, с переплетением этих типов взаимоотношений, с личностными качествами людей, с их представлениями о профессионализме, культуре, этике, морали и т. д. Недооценка этих моментов весьма пагубна для творческого труда, для микроклимата коллектива, для достижения целей организации.

Эффективное руководство предполагает, что люди совместно координируют ресурсы, определяют задачи, выдвигают и поддерживают идеи, планируют деятельность и т. д. Коллективная работа позволяет открыть огромные новые возможности, коллективный подход – решать проблемы сообща. Тем самым вырабатывается больше идей, возрастает инновационная способность, уменьшаются возможности для появления стрессовых ситуаций.

Организация эффективно работающего коллектива – сложный и трудоемкий процесс. Коллектив живет собственной деловой и эмоциональной жизнью. Его нельзя создать без усилий, целеустремленности и доверия. На основе стоящих перед организацией целей и задач руководитель призван обеспечить согласованные и целенаправленные действия подчиненного ему персонала. Воздействие руководителя на коллектив начинается с подбора и расстановки кадров на различных участках. Расстановка кадров должна помогать раскрытию личных способностей работников, обеспечивать рост эффективности совокупного труда всего коллектива.

В решении этой задачи большая роль принадлежит руководителю, его умению учитывать индивидуальные способности, интересы и психологические особенности людей при организации их совместного труда. Руководитель должен уметь анализировать и учитывать мотивы поведения членов коллектива, применять дифференцированный подход к людям с учетом их отношения к положительным примерам и имеющимся недостаткам, с учетом их личных склонностей, интересов и психологии. Успех руководства во многом зависит именно от того, насколько руководитель опирается на коллектив, на его опыт и знания, насколько он поддерживает и развивает деловую инициативу.

Интересно

На эффективность деятельности большое влияние оказывает установившийся в коллективе психологический климат, под которым понимают характер отношений между людьми, преобладающее в коллективе настроение, удовлетворенность работников выполняемой работой и т. д. Психологический климат коллектива во многом зависит от психологической совместимости работников. Психологическая совместимость – это способность членов группы к совместной деятельности, основанная на оптимальном сочетании их психологических свойств.

Роль руководителя в организации коллектива во многом зависит от совершенствования стиля и методов его руководства, от поведения руководителя, от характера его взаимоотношений с людьми. Многочисленные исследования показали, что руководителю зачастую мешает эффективно выполнять свои функции неспособность сотрудничать с людьми. Многофакторность современных организационных и управленческих систем носит объективный характер, поэтому организаторская деятельность синтезирует все виды деятельности в системах. Организаторская деятельность весьма трудоемка и имеет значительный удельный вес в труде руководителя (до 60–80 %). Предмет этой деятельности – социально-экономические системы, учет экономических, эстетических, технологических, профессиональных и прочих связей и отношений, формирование самого коллектива как целостной динамической и устойчивой системы (рис. 2).

Функция управленческой организации в системе современного менеджмента

Основные технологические этапы выполнения организаторской функции:

1 этап – построение исполнительной организационной структуры: выделение подразделений, определение их состава, задач и функций.
2 этап – установление соподчиненности и взаимосвязей, с четким определением прав, обязанностей и ответственности структурных подразделений и отдельных лиц, что достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, определяющих внутренний порядок, границы деятельности каждого подразделения и работника организации.

Регламентирование – это, отраженное в уставах, положениях о подразделениях, должностных инструкциях, закрепление функций или работ за определенными исполнителями, установление статусов звеньев управления, их места в системе взаимосвязи с другими, области автономии. Нормирование – это установление нормативов выполнения работ, допустимых границ деятельности. Результат нормирования – норматив, некоторый стандарт. Инструктирование – это ознакомление, посредством выдачи инструкций, с обстоятельствами выполнения работ, разъяснение норм, условий реализации нормативных актов.

В процессе совместной деятельности как основе организационного функционирования возникает объективная необходимость решения двух основных задач:

во-первых, необходимо распределить все содержание совместной деятельности между сотрудниками таким образом, чтобы каждый из них вносил свой вклад в нее, т. е. осуществить функциональное разделение труда;
во-вторых, необходимо не только разделить, но и обязательно согласовать, соорганизовать индивидуальные «вклады» в общую цель.

С помощью инструктирования важно попытаться создать условия для осуществления процессов, не зависящих от индивидуальных качеств людей, а вытекающих из требований системы управления (унификация, стандартизация). Задачами инструктирования являются знакомство с условиями производства, обстановкой, консультации по выполнению конкретных видов работ, обеспечение информацией. Эти задачи реализуются как посредством инструкций (должностных, рабочих), так и с помощью методических указаний. На этом этапе разрабатываются также нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб.

Чем больше внимания уделяется регламентированию, нормированию и инструктированию, тем меньше возникает потребности в третьем этапе. 3 этап – распорядительство, т. е. доведение до подчиненных распорядительных актов. Перед управляющей и управляемой системами ставятся конкретные задачи обеспечения технического, организационного и экономического регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения, восстанавливаются ранее предусмотренные параметры. Регулирование в рамках функции организации имеет в большей степени превентивный (предупреждающий) характер.

Предыдущая статья Функция управленческой мотивации в системе современного менеджмента

Статьи по теме